Oblikovanje vmesnikov človek-stroj, dimenzije, udobje in uporabnost morajo temeljiti na ergonomskih načelih, da bi se izognili utrujenosti, stresu, tesnobi, nesrečam in različnim poškodbam človeškega telesa, ki jih povzroči neustrezna zasnova.
Oblikovanje bi moralo temeljiti na teoriji oblikovanja, slediti določenim konceptom oblikovanja in idejam, ki odražajo socialne in kulturne vidike oblikovanja.
Oblikovanje je treba izvajati z uporabo različnih metod umetniškega oblikovanja (kot so principi kompozicije oblik, zakoni formalne lepote, semiotika itd.), sistemske teorije in komercialnih principov.
Oblikovanje pisarniškega pohištva bi moralo upoštevati zahteve mehanike, mehanskih principov, znanosti o materialih in tehnologije, da bi vodilo načrtovanje strukture, gibanja, oblike in velikosti komponent ter obdelave komponent, pri čemer se je treba izogibati nerazumnim dizajnom.
V procesu načrtovanja pisarniškega pohištva so neizogibna različna protislovja, kot je protislovje med funkcijo in obliko (npr. protislovje med strukturno zasnovo dela, izračunano na podlagi trdnosti, in njegovim vizualnim učinkom trdnosti), protislovje med tehnologijo in umetnostjo (npr. oblikovalec lahko opusti želeno estetsko obliko, vendar nima obstoječe in potencialne tehnologije izdelave), protislovje med podjetjem in družbo (npr. protislovje med povpraševanje po dragocenih vrstah lesa s strani proizvajalcev pohištva iz mahagonija in socialna ekološka zaščita), protislovje med oblikovanjem izdelka in trženjem izdelka (npr. razlika med strategijo oblikovanja in strategijo trženja) ter protislovje med oblikovalskimi ideali in trgom (npr. estetske razlike med oblikovalci in kupci). Oblikovalci pohištva morajo uporabiti svojo presojo, to je načela dialektičnega razmišljanja, da vodijo oblikovanje pohištva in pravilno obravnavajo številna vprašanja, kot so umetnost, tehnologija, funkcija, oblika, materiali, izdelava, fizika, psihologija, trg, okoljski dejavniki, cena in učinkovitost.
Prav tako morajo pravilno ravnati z raznolikostjo tržnega povpraševanja, stopnjami človeških potreb, spremembami v življenjskem slogu in razvojem potrošniških konceptov ter v skladu s tem razvijati tržne izdelke.
Na podlagi tega načela proizvajalci pisarniškega pohištva menijo, da »ni najboljšega dizajna, je samo najprimernejši dizajn«. Na primer, nekateri izdelki s preprostimi oblikami, vendar primernimi za množično proizvodnjo, monotonimi dizajni, vendar visoko uporabno vrednostjo, običajnimi materiali, vendar nizkimi stroški, in slabo vzdržljivostjo, vendar primernimi za začasno uporabo, se ne morejo šteti za dobre modele ali dobre izdelke po splošnih načelih oblikovanja. Vendar pa je ocena takih modelov lahko drugačna, če upoštevamo posebne skupine (kot so skupine z nizkimi -dohodki) in posebne trge (kot so relativno revni podeželski trgi).
